Una marca con tres formatos y ninguna visión de conjunto
Aurora Centro es un restobar con salón principal y terraza que atiende almuerzo, cena y reparto. Aurora Parque es la cafetería y pastelería donde está el obrador que abastece a los otros locales. Aurora Norte es un mostrador rápido de retiro y reparto, sin salón.
Cada local resolvía a su manera la toma de pedidos, la cocina y el cierre de caja. La administración recibía números tarde y en formatos distintos, nadie sabía cuánto costaba de verdad cada plato y los pedidos por internet dependían de aplicaciones que cobran comisión y se quedan con los datos del cliente. Nos pidieron ordenar la operación de los tres locales y abrir canales de venta propios.
Quiénes usan el sistema cada día
- Garzones: 5
- Cocina y obrador: 5
- Caja: 3
- Jefes de local: 3
- Bodega: 1
- Administración: 3
Cocina y obrador: 3 cocineros y 2 pasteleros. Administración: dueño, administrador de cadena y contador. Cada persona entra con su propio PIN y ve solo lo que corresponde a su cargo.
Lo que encontramos en el diagnóstico
Recorrimos los tres locales en pleno servicio y revisamos cada equipo, cable y proceso. Agrupamos lo que vimos en cuatro frentes.
3 sistemas. Tres locales, tres formas distintas de tomar pedidos, cocinar y cerrar la caja. La administración consolidaba a mano lo que cada local le mandaba, y las decisiones llegaban tarde. Pedidos en papel y por teléfono, una sola caja por local y planillas que no cuadraban entre sí.
Operación del servicio
- P1Un solo computador por local. Tomar pedidos, enviarlos a cocina y cobrar pasaba por el mismo equipo.
- P2Pedidos en papel y en fila. Los garzones anotaban y esperaban turno para ingresar cada pedido.
- P3Una impresora para toda la cocina. Las comandas de cocina caliente, fría, barra y pastelería salían juntas, y algunas se perdían.
Responsabilidades y control
- P4Un único usuario para todos. Imposible saber quién tomó un pedido, quién lo modificó o a quién se asignaba una venta.
- P5Conflictos sin evidencia. Cuando algo salía mal, nadie podía mostrar qué pasó en cada etapa.
- P6Sin niveles de acceso. La caja veía información reservada a la administración, y entre locales no había límites.
Información para decidir
- P7Reportes en los que nadie confiaba. Ventas e inventario no cuadraban con los respaldos diarios de cada local.
- P8Propinas sin detalle. Se imprimían en el ticket, pero no se podían cuadrar por medio de pago al cierre.
- P9Acceso solo desde cada local. La gerencia no podía revisar el negocio completo a distancia ni fuera del horario.
Infraestructura y soporte
- P10Equipos sin diagnóstico. No se sabía qué hardware de cada local se podía aprovechar.
- P11Sin red interna. Ningún equipo estaba integrado con los demás, ni dentro del local ni entre locales.
- P12Cableado viejo y cubierto de grasa. Afectaba la conexión, sobre todo en las cocinas.
- P13Soporte lejano. Solo consultas web con tiempos de respuesta largos.
Y lo que exige un restaurante que quiere crecer
Además de ordenar la operación, Aurora necesitaba resolver lo que hoy separa a un restaurante rentable de uno que solo sobrevive: vender por canales propios, controlar el costo de cada plato y gestionar varios locales como uno solo.
Canales y clientes
- P14Delivery que deja poco margen. Las aplicaciones cobran comisión por pedido y se quedan con los datos del cliente.
- P15Reservas por teléfono y mesas vacías. Sin confirmación ni recordatorio, cada ausencia es una mesa perdida en hora punta.
- P16Filas en el mostrador. En hora punta, cada cliente que se aburre de esperar es una venta que no ocurre.
- P17Clientes que no vuelven. Sin club, monedero ni promociones, no había forma de premiar la recompra.
Carta y experiencia
- P18Carta desactualizada. Pizarras con precios distintos a los de la caja y platos ofrecidos que ya se habían acabado.
- P19Alérgenos y dietas de palabra. El garzón tenía que preguntar a cocina; un error es un riesgo para la salud del cliente.
- P20Platos con opciones mal cobrados. Punto de cocción, ingredientes que se quitan y extras se anotaban a mano y no siempre se cobraban.
Costos y abastecimiento
- P21Costo del plato desconocido. Sin recetas, no se sabía qué platos dejaban margen y cuáles perdían plata.
- P22Un obrador sin control. Parque producía para los otros locales sin registrar traspasos ni mermas.
- P23Compras sin trazabilidad. Lo pedido, lo recibido y lo facturado por cada proveedor no se cruzaba.
- P24Productos por peso a ojo. El gelato por kilo se pesaba y se digitaba a mano.
Gestión de varios locales
- P25Sin visión consolidada. No había forma de comparar locales y canales con los mismos indicadores.
- P26Descuentos y anulaciones que se fugan. Nadie medía cuánto se perdía en cortesías, descuentos manuales y platos eliminados.
- P27Implementar un sistema parecía eterno. Las alternativas venían en inglés, con datos de ejemplo y sin la marca del restaurante.
Lo que construimos, de la cocina al tablero de gestión
Una solución llave en mano para tres locales: diagnóstico, equipos, red, sistema en la nube, canales digitales propios, desarrollos a medida, capacitación y soporte.
Equipos y red por local, pensados para la cocina
Diagnosticamos el equipamiento de cada local y diseñamos una red interna que integra caja, pantallas e impresoras. Cada estación de cocina tiene su propia impresora o pantalla, así que ninguna comanda depende de un solo equipo.
- Impresoras térmicas en red por estación, con el cajón de dinero en la impresora de caja
- Pantallas de preparación táctiles, legibles a distancia y con tema claro u oscuro
- Balanza conectada a la caja en los locales que venden por kilo
Equipamiento configurado por local
| Local | Equipos | Pantallas | Impresoras |
|---|---|---|---|
| Aurora Centro | 11 | 6 pantallas de preparación | 5 impresoras: barra, comandera, cuarto caliente, cuarto frío y caja |
| Aurora Parque | 5 | 3 pantallas: pastelería, barra café y pedidos web | 2 impresoras: pastelería y caja |
| Aurora Norte | 5 | 3 pantallas: mostrador, despacho y pedidos web | 2 impresoras: comandera y mostrador |
- 12
- pantallas de preparación
- 9
- impresoras en red
- 2
- locales con balanza en la caja
Tres locales en una sola plataforma en la nube
Ranmy Restaurante corre en la nube con respaldos, así que los tres locales comparten carta, clientes, recetas y proveedores, pero cada uno conserva su caja, su bodega, su horario y sus pantallas. La gerencia entra desde cualquier lugar, a cualquier hora.
Lo que comparten
- Una carta de 290 productos en la caja
- Recetas y costos
- Clientes y fidelización
- Proveedores y precios
- Indicadores y metas
Lo que es de cada local
- Su caja y su plano de mesas
- Su bodega e inventario
- Su horario y modalidades
- Sus pantallas e impresoras
- Su zona de reparto
- 3
- cajas, una por local
- 3
- bodegas con su propio inventario
- 24/7
- acceso de gerencia desde cualquier lugar
El pedido entra desde la mesa, el celular o el tótem
Cada garzón toma el pedido en su celular frente al cliente y entra con su PIN. Además, cada local tiene el autoservicio que calza con su formato: en el restobar el cliente pide desde su mesa con un QR y paga al final; en el mostrador un tótem toma el pedido y lo cobra; en la cafetería el QR muestra la carta.
Los platos con opciones se eligen en pantalla: punto de cocción, ingredientes que se quitan y extras que suman al precio. Así cocina recibe la instrucción exacta y la caja cobra lo que corresponde.
| Local | Autoservicio | Cómo funciona |
|---|---|---|
| Centro | QR en la mesa | El cliente pide desde su celular y paga al final |
| Norte | Tótem | Pide y paga solo, sin hacer fila |
| Parque | Carta por QR | Consulta la carta y pide al garzón |
- 88
- mesas en 3 salones
- 3
- formatos de autoservicio
- 20
- personas con PIN propio
Cocina conectada: cada estación ve lo suyo, incluidos los pedidos web
Desarrollamos a medida un flujo visual del pedido. Cada estación ve en su pantalla solo lo que le toca preparar, en orden y con un semáforo que avisa cuándo un plato se atrasa. Los pedidos de la tienda online entran a las mismas pantallas, con su etiqueta de domicilio, retiro o mesa, y su comanda se imprime sola al aceptarlos.
- Cada producto va a la impresora y a la pantalla de su estación según su categoría
- El pedido de reparto se imprime como domicilio y no termina en el mostrador como «para llevar»
- Cada cambio de etapa queda registrado con hora y responsable
- Cola de impresión con reintentos y alertas cuando un producto no tiene estación asignada
Pantallas configuradas
- Encargados
- Cocina caliente
- Cocina fría
- Barra
- Desconche
- Pastelería
- Barra café
- Mostrador
- Despacho
- Pedidos web × 3
| Etapa | Verde | Amarillo | Rojo |
|---|---|---|---|
| Pedido abierto | hasta 10 min | hasta 20 min | después |
| Enviado a cocina | hasta 8 min | hasta 15 min | después |
| En preparación | hasta 12 min | hasta 25 min | después |
| Preparación lista | hasta 5 min | hasta 10 min | después |
| Servicio entregado | hasta 15 min | hasta 30 min | después |
| Precuenta impresa | hasta 10 min | hasta 20 min | después |
En rojo, la pantalla de encargados lo destaca como atrasado. Al pagar, el pedido se cierra y la historia completa queda guardada con hora y responsable.
Tienda online propia: sin comisión y con los datos del cliente
Aurora vende por su propio sitio. Antes de pagar, el cliente elige cómo quiere que lo atiendan: reparto a domicilio, retiro en el local, pedido desde la mesa o programado para más tarde. Con eso la carta se filtra sola por local y por horario, y el costo de envío queda claro antes de cobrar.
- Zonas de reparto por comuna, cada una con su tarifa, pedido mínimo y tiempo de entrega
- Seguimiento del pedido en vivo con un enlace que el cliente puede compartir
- Ficha de cada plato con alérgenos, dietas, tiempo de preparación y opciones
- Carta por franja (desayuno, almuerzo, once y cena) y platos agotados marcados hasta una hora
- Pausa del local en hora punta, página propia por sucursal y registro de pedidos fuera de zona
- 4
- zonas de reparto por comuna
- 14
- alérgenos declarados en la carta
- 4
- franjas de carta durante el día
Reservas en línea con turnos, recordatorios y control de ausencias
El cliente reserva desde el sitio sin crear cuenta: elige local, personas y hora entre los cupos libres. Las mesas reservables salen del mismo plano de la caja, así que no hay que cargarlas dos veces, y el sistema no da la misma mesa dos veces a la misma hora.
- Turnos de almuerzo y cena, con duración según el tamaño del grupo
- No sienta a dos personas en una mesa de diez y respeta el último pase antes del cierre
- Preferencias y alergias con consentimiento aparte, porque son datos de salud
- Código y QR de la reserva, con enlace para cancelar
Resuelve P15
Lo que ocurre solo
- Al confirmar: El cliente recibe el aviso de su reserva
- Un día antes: Le llega un recordatorio automático
- Si no llega: La reserva se marca como ausencia y la mesa se libera
- 51
- mesas reservables en 3 salones
- 2
- avisos automáticos por reserva
- 0
- reservas duplicadas sobre la misma mesa
Carta digital en pantallas, con el precio de la caja y lo agotado al día
Las pizarras y cartas impresas se reemplazaron por pantallas que se administran desde el sistema. El precio que se ve es el mismo que cobra la caja, la carta cambia sola según la franja del día y un plato agotado desaparece o se marca en todas las pantallas a la vez.
- Cartas, promociones, vitrina de entrada y un mural de tres pantallas que funcionan como una sola
- Alérgenos, nivel de picante y los más vendidos según las ventas reales
- Si se corta internet, la pantalla sigue con el contenido guardado y nunca queda en negro
- Control remoto de las pantallas de los tres locales y registro de lo que se emitió
Pantallas de los tres locales
- Carta sobre la caja
- Promociones apaisada y vertical
- Vitrina de entrada
- Mural de 3 pantallas
- Carta de la cafetería
- Carta del mostrador
- 9
- pantallas en los tres locales
- 6
- listas de contenido programadas
- 5min
- para que un cambio de precio llegue a las pantallas
Clientes que vuelven: club, monedero, gift card y promociones
Configuramos programas que premian la recompra y se aplican solos en la caja y en la tienda online. El cliente acumula en el club, paga con su monedero o regala una tarjeta, y las promociones del día se cobran sin que el cajero tenga que calcularlas.
Resuelve P17
- Club Aurora: Puntos por compra
- Monedero Aurora: Saldo prepagado
- Tarjeta de regalo: Gift card
- Cupón de bienvenida: Primera compra
- Vuelve pronto: Descuento en la próxima visita
- Menú ejecutivo: Promoción de mediodía
- Código de redes: Código promocional
- Segundo café a mitad de precio: Compra uno, lleva otro
- Gift cards: Tarjetas de regalo genéricas
Cada plato con su receta, su costo y su margen
Cargamos las recetas de la carta y de la producción propia. Cada venta descuenta sus insumos, cada plato tiene su ficha técnica con costo, precio, margen y alérgenos, y el obrador de Parque produce por lote y traspasa a Centro y Norte con registro.
- Compras con el ciclo completo: pedido, recepción (aunque llegue parcial), factura y pago
- Proveedores con sus precios por insumo, para comprar con datos
- Mermas y ajustes de inventario registrados con motivo
- Balanza en la caja: el peso entra solo, únicamente cuando la lectura es estable
- Compra y recepción: 9 proveedores con precios por insumo
- Producción en el obrador: 18 recetas por lote en pastelería y heladería
- Traspaso a los locales: De Parque a Centro y Norte, con registro
- Venta que descuenta: 37 recetas de carta rebajan sus insumos al vender
- 55
- recetas cargadas
- 291
- líneas de insumos en esas recetas
- 128
- precios de proveedor registrados
Roles por cargo, permisos por local y cada anulación con motivo
Cada persona entra con su PIN y ve solo lo que le corresponde. El garzón toma pedidos pero no cobra; el jefe de local administra su caja pero no la de los otros. Para eliminar algo de una comanda hay que elegir un motivo, y todo queda registrado con quién, cuándo y cuánto.
- 31 acciones de la caja que se pueden ocultar, desactivar o habilitar por persona
- Acceso por local: cada caja define quién la ve y quién puede entrar
- Bloqueo para eliminar productos ya enviados a cocina y cierre de sesión por inactividad
Roles de caja
- Garzón: Toma pedidos, no cobra
- Cajero: Cobra y cierra su turno
- Jefe de local: Administra su caja
- Administrador: Ve los tres locales
- Sin acceso: Cocina y bodega
158 reglas de permiso activas
- 90
- Ocultas
- 39
- Habilitadas
- 29
- Desactivadas
Motivos obligatorios para eliminar
- Error al tomar el pedido
- El cliente cambió de opinión
- Producto en mal estado
- Error de cocina
- Demora excesiva
- Cortesía de la casa
- Prueba o capacitación
Caja, propinas y cierre que cuadran solos
La caja divide la cuenta entre los comensales, asigna la propina al medio de pago con que se pagó y emite la boleta. Al cerrar el turno, un clic entrega el Excel de cierre con la cuadratura hecha, y el cierre impreso muestra el fondo inicial, el efectivo esperado y el contado.
- Excel de cierre en cuatro pestañas: resumen, órdenes, productos y ventas por línea
- Histórico de hasta tres meses filtrable por caja, categoría o medio de pago
- Cinco informes guardados que responden las preguntas de cada semana en un clic
Informes guardados
- Ventas del turno
- Ventas por producto
- Ventas por categoría
- Cobros por medio de pago
- Ventas por persona
Un dashboard para decidir: del food cost al cuello de botella
La gerencia ve el negocio completo y cada local en un mismo tablero, con metas y semáforo. Tiene cinco pestañas (general, ventas, finanzas, inventario y gastronomía), una vista en vivo del servicio y tres niveles de detalle: el estratégico para el dueño, el gerencial para la administración y el operativo para el jefe de local.
- Qué platos dejan plata: ingeniería de menú, food cost y margen por pedido
- Dónde se atrasa la cocina: tiempo de servicio, estación cuello de botella y pedidos en rojo ahora
- Cuánto se fuga: promociones, cortesías, descuentos manuales y devoluciones
- Alertas de quiebre de stock, stock muerto, caída de ventas y descuentos altos en el turno
| Vista | Indicadores | Además |
|---|---|---|
| General | Venta neta, ticket promedio, pedidos, margen %, clientes únicos y comensales. Alertas: riesgo de desabastecimiento, caída de ventas y pedidos abiertos hace demasiado | Ventas por canal, categoría, vendedor y sucursal, y un mapa de calor de la demanda por día y hora. |
| Finanzas | Control de caja, margen bruto %, resultado operacional, IVA del período, por cobrar y margen por sucursal | Caja disponible, gasto del período, antigüedad de la cartera y cobranza prioritaria. |
| Inventario | Valor de inventario, rotación anual, días de inventario, riesgo de quiebre, stock muerto 90 días y análisis ABC | Sobrestock, stock negativo, ajustes del período y valorización a seis meses. |
| Gastronomía | Food cost teórico, margen por pedido y fuga total (descuentos y cortesías) | Cobertura de recetas, cuello de botella por estación, cumplimiento de la promesa y embudo del pedido digital. |
| En vivo | En cocina ahora, pedido más antiguo, mesas ocupadas, pedidos en rojo ahora, precuentas sin cobrar y para llevar sin entregar | La vista en vivo del servicio, para el jefe de local y el jefe de cocina, con la curva de fuego de la cocina. |
Ingeniería de menú
- Estrella: Se vende mucho y deja margen: cuidarla
- Vaca: Se vende mucho, margen bajo: revisar costo
- Puzzle: Buen margen, se vende poco: promover
- Perro: Poca venta y poco margen: sacar o rediseñar
Puesta en marcha rápida, con la marca del restaurante y soporte
Partimos de una parametrización hecha para restaurantes: categorías de la carta, tarifas de salón, delivery, happy hour y corporativa, impuestos incluidos en el precio, bodegas de seco, refrigerado y congelado, roles y documentos impresos. Un asistente revisa que no quede nada en inglés ni con datos de ejemplo.
El sistema lleva la marca de Aurora en el acceso, la caja, el tótem y el sitio. El equipo se capacitó con el programa formativo de Ranmy y quedó respaldado por soporte en tres niveles.
- Parametrización: 10 categorías y 4 tarifas del rubro
- Revisión: Sin textos en inglés ni nombres de ejemplo
- Marca propia: Acceso, caja, tótem y sitio con la marca Aurora
- Capacitación: Programa formativo de Ranmy en video
- Nivel 1: Dudas de uso y gestión: centro de ayuda 24/7 y atención por portal, correo o WhatsApp.
- Nivel 2: Fallas sencillas que el propio equipo resuelve con los protocolos entregados en la instalación.
- Nivel 3: Incidentes complejos con respuesta inicial comprometida y visita en terreno cuando hace falta.
Cómo lo hicimos, local por local
Implementamos por etapas para que los tres locales siguieran atendiendo, y abrimos los canales digitales cuando la operación interna ya estaba firme.
Diagnóstico de los tres locales
Servicio en hora punta, equipos, red y procesos de cada formato.
Base del rubro
Parametrización gastronómica, catálogo, recetas, proveedores y roles.
Operación interna
Cajas, planos de mesas, pantallas de cocina, impresoras y balanzas.
Canales propios
Tienda online, reparto, reservas, autoservicio y carta digital.
Gestión y capacitación
Dashboard con metas, fidelización y formación de todo el equipo.
Lo que cambió en la operación
Comparamos cómo trabajaban los tres locales antes y cómo trabajan con Ranmy.
| Proceso | Antes | Con Ranmy |
|---|---|---|
| Ingreso del pedido | En papel, con fila frente a la caja | Desde el celular del garzón, el QR de la mesa o el tótem |
| Comandas a cocina | Una impresora para toda la cocina | 12 pantallas y 9 impresoras, una por estación |
| Pedidos por internet | Aplicaciones con comisión | Tienda propia con reparto por zonas y seguimiento en vivo |
| Reservas | Por teléfono, sin recordatorio | En línea, con turnos, recordatorio y control de ausencias |
| Carta en el local | Pizarras con precios desactualizados | 9 pantallas con el precio de la caja y lo agotado al día |
| Costo de cada plato | Desconocido | Receta, ficha técnica, costo y margen por plato |
| Abastecimiento | El obrador producía sin registro | Producción por lote, traspasos y compras con su ciclo completo |
| Responsables | Un usuario compartido | PIN propio, rol por cargo y motivo en cada anulación |
| Cierre de caja | Propinas y pagos cuadrados a mano | Excel de cierre en un clic, cuadrado por medio de pago |
| Visión de gerencia | Números tardíos de cada local | Un dashboard con los tres locales, metas y alertas, 24/7 |
canales de venta conectados a cocina
Garzón, QR en la mesa, tótem, tienda online y reservas llegan al mismo flujo de pedidos.
pantallas de preparación
Cada estación ve solo lo suyo, con semáforo, y los pedidos web entran a las mismas pantallas.
recetas con costo y margen
Cada venta descuenta sus insumos y cada plato tiene su ficha técnica.
mesas reservables en línea
Con turnos, recordatorio automático y control de ausencias.
pantallas de carta digital
Con el precio de la caja, la franja del día y los platos agotados al momento.
reglas de permiso por persona
Cada cargo ve y hace solo lo que le corresponde, en su local.
Lo que esto cambia para el negocio
Impactos que esta operación hace posibles. Los marcamos como proyección: dependen de cómo opere cada restaurante.
Más margen por pedido online
Cada pedido por la tienda propia evita la comisión del agregador y deja los datos del cliente en casa.
Menos mesas vacías
El recordatorio y la marca de ausencias bajan los no-show y liberan la mesa a tiempo.
Más ventas en hora punta
El tótem y el QR en la mesa atienden a varios clientes a la vez, sin fila.
Una carta que gana plata
Con costo y margen por plato, la carta se ajusta con datos: subir, rediseñar o sacar.
Menos fugas y mermas
Descuentos, cortesías, anulaciones y mermas quedan medidos y con responsable.
Crecer sin rehacer el sistema
Un cuarto local es una caja, una bodega y sus pantallas más en la misma plataforma.
Así se ve Ranmy en Aurora
Pantallas reales de la implementación, en el orden en que viaja un pedido: del celular del cliente a la cocina, de la cocina a la caja y de la caja a las pantallas del local.
Ficha del proyecto
| Ítem | Detalle |
|---|---|
| Sistema | Ranmy Restaurante: caja, mesas, cocina, inventario, recetas, compras, ventas, contabilidad, sitio web y tienda online |
| Locales | Aurora Centro (restobar con salón y terraza), Aurora Parque (cafetería y obrador) y Aurora Norte (mostrador y reparto) |
| Canales | Garzón con celular, QR en la mesa, tótem, tienda online con reparto y retiro, y reservas en línea |
| Cocina | 12 pantallas de preparación con 8 etapas cronometradas y 9 impresoras en red |
| Clientes | 9 programas de fidelización y 9 pantallas de carta digital |
| Desarrollos a medida | Flujo de cocina, impresión en red con propinas y reportes, seguridad y auditoría, tienda gastronómica, reparto, reservas, comunicaciones, cartelería digital, balanza, dashboard gastronómico, parametrización del rubro y marca propia |
| Medios de pago | Efectivo, tarjeta, cuenta del cliente y pago en línea del autoservicio |
| Servicios | Diagnóstico, implementación por local, carga de catálogo y recetas, capacitación y soporte en tres niveles |
Implementación de referencia de Ranmy Restaurante.
